在质量管理体系建设中如何发挥中层作用

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  确保质量管理体系有效运行，除了领导层高度重视、带头践行和大力推动外，还需要充分发挥各职能部门中层管理者的作用。因为中层管理者既是执行者，又是监督指导人，对体系的有效运行起着承上启下、沟通协调的重要作用，是体系建设的中坚力量。那么，如何发挥中层管理者在质量管理体系建设中的作用呢？我们认为，可以从以下两个方面入手。
  一方面，要激发和保持下级员工执行规章制度的自觉性和自律性。要更好地实施质量管理，必须使每个员工从思想深处认识到质量管理的重要性，并形成良好的自觉和自律行为。中层管理者必须具备强烈的质量意识和完成质量要求的能力，通过有效的指导和示范，帮助下属养成“遵规为圆、依矩成方”的习惯。也就是说，中层管理者应当树立并对下属传递“按文件做事”的思想，扭转员工“按惯例做事、靠会议和领导指示处理常规事”的思想。只有中层管理者正确理解质量管理的含义及其重要性，具有将质量管理理念和技能落实并且普及的能力，才能对下级员工的质量管理工作进行科学有效的指导，促使其按规定、按流程办事，从而增强企业质量管理体系的运行效果。因此，激励和保持员工执行规章制度的自觉性和自律性，应是中层管理者的主要职责。
  一方面，要运用科学方法确保质量管理体系有效运行。正确的方法是做好工作的重要保证，掌握了正确的工作方法，往往能收到事半功倍的效果。实践证明，中层管理者只有掌握科学的理论，运用科学的管理方法，才能保证管理体系的有效运行。
  要清楚本部门的有关规定。清楚规定才能知道怎么做。体系文件就是规定。要养成“按文件做事、按规定做事”的习惯。做任何工作，首先要看有没有规定，以及文件是怎么规定的，不能想当然地做。作为基层单位的中层管理者，就是要按照程序要求，结合单位规定落实好各项工作，并做好相关记录。
  一是明确“做什么”
  要熟悉并吃透支撑管理手册、程序文件的各项规章制度、服务规范、岗位说明书、作业指导书的相关内容，弄清楚“做什么”，明确每项工作的要点，需要留下哪些痕迹以备查阅。
  二是“写我所做”
  要及时对照管理手册、管理目标文件、程序文件，认真组织人员尤其是内审员严格对照上级的要求和目前的管理实际，及时调整有关内容，确保文件的适宜性、充分性和有效性，真正体现“写我所做”。
  三是“做我所写”
  要认真梳理自身业务管辖范围内的岗位说明书、管理办法、规章制度等，清除不适用的条款，增强可操作性，充分体现“做我所写”。
  四是形成自查报告并及时整改问题。
  要经常采用PDCA循环方法，检查工作是否到位。定期组织部门内审员、业务骨干对本部门的某一项工作，特别是运转情况欠佳或新增的工作进行自查，及时形成自查报告，找出问题的症结所在，采取有效的方法加以改进。
  要明确自己应做的事情。中层管理者要明确自己首先是执行者，在此前提下才是管理者和检查者，自己要切实做好分内工作，并确保其质量。
  例如，办公室负责人要随时建立并更新完善“受控文件清单”和“记录清单”，强化对文件的管控，及时识别执行有效文件，标注控制无效文件；加强文件执行情况的自查，在文件执行中发现问题，提出富有建设性的改进意见，持续完善文件、优化流程。
  要指导督促本部门人员做好本职工作。中层管理者要在做好本职工作的前提下，经常检查本部门人员的工作情况，及时发现其工作缺陷，纠正其错误或偏差，帮助他们提高工作质量。
  要加强部门间的横向沟通。质量管理体系各归口管理部门特别是主要管理者，应继续发挥牵头带动、平衡协调的作用，认真对体系文件中的关键环节、关键流程进行研讨，关注重点、攻克难点，注重管理目标的分解落实、日常跟踪等。同时，加强对各基层单位的指导与监督，强化企业内部沟通。特别要做好部门间的横向沟通，消除企业管理的薄弱环节，全面促进企业业绩提升。